۱۰ نکته برای انتخاب مکان رویداد – قسمت اول

برای سازماندهی رویدادها با تصمیم گیری های مختلفی روبرو هستید. اما انتخاب محل مناسب، تصمیم مهمی است که بیشترین تاثیر را بر رویداد شما دارد. اطلاعات مهمی از قبیل تاریخ رویداد کاملا وابسته به محلی است که انتخاب می کنید. قابل درک است که انتخاب اندکی ترسناک است، چون فهمیدن اینکه دقیقا به دنبال چه چیزی در انتخاب محل باشید، می تواند سخت باشد.

قبل از شروع جستجو در مورد مکان رویداد، مواردی هست که باید درک عمیقی از آن ها داشته باشید. موارد مهمی چون

• بودجه
• تعداد مخاطبان
• نوع رویداد (رسمی، تکنولوژی، تفریحی و …)

که باید درباره این ۳ مورد به نتیجه رسیده باشید و پس از آن شروع به جستجوی مکان مناسب برای رویداد خود کنید. مشخص بودن زمان برگزاری رویداد، به شما کمک می کند که در یک مسیر زمانی معین بتوانید مراحل و کارهایی را که برای طرح ریزی و بازاریابی رویداد نیاز دارید، انجام دهید.

پیدا کردن مکان مناسب برای رویدادتان، زمان زیادی را از شما می گیرد که برای شما حواس پرتی به همراه دارد و باعث می شود تا تمرکز کمتری روی کیفیت و بازاریابی رویداد خود داشته باشید.

شما می توانید با مراجعه به هر مکانی که فکر میکنید برای رویدادتان مناسب است، مکان مناسب را پیدا کنید که این کار هم خسته کننده و هم زمان بر است. اما می توانید با مراجعه به وبسایت ایوِیس، لیستی از مکان های مناسب و مقرون به صرفه را ببینید و بهترین مکان را با توجه به رویداد خود پیدا کنید.

زمانی که شما تصمیم می گیرید مکان رویداد را انتخاب کنید بهتر است به موارد زیر دقت کنید:

۱-هزینه:

قطعا هزینه مکان، فاکتور مهمی در انتخاب آن می باشد، اما به این نکته توجه کنید که چرا به دنبال هزینه پایین هستید. آیا به خاطر سود بیشتر است یا اینکه می خواهید کیفیت رویداد، پذیرایی، غذا و … را افزایش دهید؟ بهتر است برای خود دلیل قانع کننده ای داشته باشید.
اگر انعطاف زیادی روی زمان رویداد داشته باشید، در برخی روزهای ماه و هفته، هزینه مکان کمتر می باشد می توانید آن روزها را انتخاب کنید.

۲-مکان:

مکان مناسب یعنی چیزهای متفاوت برای رویدادهای متفاوت در نظر بگیرید. برای رویدادی با مخاطبان خاص در منطقه جغرافیایی خاص یک مکان خاص با مسافت قابل قبول از خانه افراد یا محل کارشان می تواند مفید باشد. اگر قرار است اکثر مخاطبان از اطراف شهر در رویداد شرکت کنند بهتر است محل برگزاری رویداد نزدیک هتل یا فرودگاه باشد. اگر تمام مخاطبان در یک محل سکونت دارند برگزاری رویداد در همان محل بهتر است.
کمک به مخاطبان برای پیدا کردن راحت تر مکان رویداد نکته مهمی می باشد که باید در نظر بگیرید. برای این کار می توانید موقعیت گوگل مپ مکان، تصاویر مناسبی از فضای بیرونی و اطراف مکان را بدهید. همینطور می توانید روش های دسترسی به مکان رویداد(تاکسی، اتوبوس، مترو و …) را عنوان کنید و به معرفی پارکینگ محل رویداد بپردازید (بهتر است با جزئیات و نقشه پارکینگ باشد). این را هم بدانید که کسانی که برای شرکت در یک رویداد، به شهر یا کشور دیگری می روند علاقه زیادی به تفریح و گشت و گذار دارند پس بهتر است معرفی کوتاهی از مناطق و جذابیت های دیدنی محلی هم داشته باشید.

۳-محیط:

به دکوراسیون داخلی محل توجه کنید. این که معماری ساختمان چگونه است. اینکه می خواهید مراسم جشن و سرور برگزار کنید یا نمایشگاه داشته باشید باید معماری ساختمان و دکوراسیون داخلی آن متناسب با نوع رویداد شما باشد. در ابتدا بهتر است محیط با رویداد شما همخوانی داشته باشد چرا که دکوراسیون تا حدی قابل تغییر است.

۴-سرویس ها و امکانات:

علاوه بر محیط رویداد، امکاناتی که در اختیار شما گذاشته می شود نیز مهم است.
آیا آشپزخانه دارد و می توانید در طول رویداد از آن استفاده کنید. آیا خدمه ای برای سرویس دهی دارد یا خودتان باید برای این کار نیرویی را در نظر بگیرید (اگر خدمه ای نداشته باشد باید هزینه ای را برای این کار در نظر بگیرید)
آیا میز و صندلی پارچه ای برای استفاده شما دارد. اگر داشته باشد صرفه جویی مالی زیادی برای شما خواهد داشت. توجه داشته باشید که این مورد با رویداد شما همخوانی داشته باشد.
آیا تیم پذیرایی و تمیزکاری دارد؟
آیا تجهیزات نور، صدا، تصویر و مسئول هماهنگی برای این موارد وجود دارد؟
این موارد و موارد دیگر، را باید با توجه به نوع رویداد و تم آن هنگام انتخاب مکان در نظر بگیرید.

۵-ظرفیت:

در آینده برایتان نکاتی را خواهیم گفت تا بتوانید شرکت کننده به اندازه کافی و مدنظرتان داشته باشید. شما فقط تعداد را آنگونه که می خواهید مشخص کنید و بر اساس آن به جستجوی مکان های مناسب با ظرفیتتان بپردازید. همیشه برای ظرفیت رویداد یک حداقل و یک حداکثری را مشخص کنید تا بتوانید موارد دیگر مانند سرویس دهی، پذیرایی، غذا و دیگر امکانات را به خوبی برنامه ریزی کنید.
همه علاقه داریم که بیشترین تعداد شرکت کننده را داشته باشیم ولی باید یک عدد منطقی و قابل قبول را مشخص کنیم.
فید بک گرفتن از شرکت کنندگان در رویداد بسیار مهم است. باید قبل، حین و بعد از رویداد از شرکت کنندگان فیدبک بگیرید. اگر تعداد زیاد باشد این فید بک گرفتن کمی سخت می باشد به همین دلیل به این موضوع هم در تعیین تعداد شرکت کنندگان توجه داشته باشید.

در پست بعدی، ۵ مورد دیگر که باید مدنظر قراردهید را عنوان کردیم.